对话实录 | 企业如何有效利用外部律师

2014-09-17

 


编者按 | 公司法务与外部律师的高效合作能够保证企业更好地运营。作为目前国内极具影响力的外贸销售网站,兰亭集势在挑选外部律师方面有着丰富的经验。公司法务如何同外部律师默契合作?兰亭集势法务总监杨彦辉先生为我们做出了分享。

以下为嘉宾演讲实录:

我们作为公司法务,主要任务是为企业的发展保驾护航。我们跟很多外部律师事务所在合作,我从自己工作当中的体会跟大家做一些分享。我之前很多年在外部律师事务所,现在在公司内部从公司需求的角度来看我们怎么选择律师事务所。对在座的各位如果有帮助的话,可能是两方面,一方面从外部律师的角度来理解我们作为公司法务,选择律师事务所的时候我们考虑的因素和流程,跟在座的各位在公司法务工作的同仁们做一些交流;另一方面看有没有更好的办法,让我们跟外部律师的合作更有效率。

我们自己选择外部律师的合作流程,我们作为公司的内部法务,通常是被动的角色。当然有些方面是比较主动的,比如公司出现了需求是我们的PR部门,公关部门和我们郭总在想怎么样提出新的口号,让更多的用户能够记住我们公司。这个口号出现需求,我们要去想办法做一些知识产权的保护。出现这样的需求,我们下一步要明确需求,要看这个出来的口号,我们申请注册一个商标还是著作权保护?还是说有别的办法的保护?作为法务部门我们要把公司业务和公司管理层提出的需求细化下来,明确我们的需求,再去跟我们相应的合作伙伴,主要是外部律师事务所,包括有一些知识产权代理机构,我们进行询价,然后确定合作方案。然后内部跟财务部门进行审核,有非常严格的立项,包括比价的内部流程,之后我们跟外部律师事务所签定合作协议,把合作范围、合作的实现做非常明确的规定。通常我们很多时候在开始跟律师合作的时候,很难去预计未来的工作量有多大。我们通常有一个环节是我们定期来回顾,我们最初商定的合作方式,比如按照月费的方式,有时候发现工作比想象中要多,我们就做一个相应的调整。我们公司法务是喜欢跟外部律师经常做沟通的。我之前在律师事务所很能体会作为外部律师工作的辛苦,和接到不明确的问题的时候一些无奈,我们尽量出现需求、明确需求,跟外部律师合作的时候很清楚,我们知道需要外部律师事务所帮我们做什么,这个相应的代价是什么。

刚才讲到我们明确需求之后,考虑怎么去选择,这个通常会看外部律师事务所擅长的领域,包括地理位置。比如说我们现在公司的业务其实是做到全世界去了,我们公司没有中文网站,我们主要是做跨境贸易和出口贸易,所以我们公司网站有27种语言,产品卖到全世界200多个国家。主要市场是欧洲、北美和南美,所以我们遇到法律问题的时候,首先考虑的是经常合作的外部律师事务所或者是说潜在的可以合作的外部律师事务所。考虑他们的专长领域是不是能够覆盖,他们的地理位置是不是方便,还有相应的标的金额有多大,如果是很小的事情,有可能我们就不会选择排名第一的律师事务所。然后考虑我们公司跟律师事务所之间的熟悉程度,这个也很重要。如果之前没有合作过,或者律师事务所对我们公司业务不了解的话,我们要花很多时间去解释,我们公司业务是什么情况,我们内部管理制度是怎样的情况。通常我们也期待外部律师事务所在跟我们谈之前,花些时间去研究我们的网站和我们的业务,因为我们很多信息是公开的,看一下我们公司的年报和财报,基本上对我们公司业务有所了解。

 

 

 

我简单介绍一下目前与我们合作的律师事务所的基本情况。因为在纽交所上市,所以我们公司有一个海外的架构。通常我们需要应对的是美国的证交会的要求,我们通常有一个国际的常年法律顾问和国内的常年法律顾问。因为我们卖产品,千万种产品,每天有几十万新品上线,我们尽量避免有侵权的可能性,但是有时候也难以完全避免,出现一些侵权的情况的时候,我们会通过有长期合作的法律顾问来帮我们应对索赔的要求。因为公司在不断地扩张,所以我们正在欧洲积累自己的海外仓,在南美也在建立海外仓,我们也需要当地商务的法律顾问给我们一些关于在当地设立公司,包括运营仓库的法律的建议。

另外我们还有常用的国际商标和国际知识产权的注册代理公司。在国际方面,我们是上市公司,所以有很多上市合规的问题。我们还会有一些并购,像去年年底的时候我们并购了西雅图的一家美国的小公司。然后我们时不时的会有很多关于我们国际业务的法律咨询。国内来讲也有上市合规的问题。因为毕竟我们的业务总部是在国内,所以我们在做年报的时候,也需要国内的律师给我们出具一些法律验书,包括审查我们的合同,包括我们在境内也在做一些并购,还有一些简单的国内的法律咨询。刚才提到国际知识产权顾问,一方面帮我们应对侵权诉讼,我们的婚纱有自己的很多知识产权内容在里面,包括我们自己设计的婚纱,我们自己的婚纱品牌。现在在国际市场上并没有一个特别有名的婚纱品牌,所以我们也在积极打造我们自己的品牌,这方面其实也有很多维权的工作。

另一方面,我们的网站,我们是第一家做跨境电商的企业,也是第一家在海外上市的企业。我们会看到有很多小的网站,婚纱的网站,直接是抄我们的网站,有的要把我们配套帐户都拷贝到他们网站上去,最后删掉了。但是给我们带来了麻烦,有一家美国的公司在查他们侵权公司的时候把我们也牵扯进去,他们查到的网站有我们的配套账户,导致我们的配套帐户也被关掉,所以紧急地找到我们的国际知识产权法律顾问,30天之内理清问题的根源所在,跟当地的法院进行积极沟通,包括跟原告的律师进行积极沟通,很快把我们的配套帐户解冻。

此外,我们也在积极的接受自己的IP系统,特别是我们的产品怎么能最大限度地避免不要侵权。刚才提到了我们在积极进行国际扩张,在欧洲包括在美国,我们在扩大自己当地业务的规模,主要是海外仓,在未来我们希望采取全球采购和全球销售的业务模式。

我们在国际知识产权的保护方面,更多是在商标领域,我们通常有了注册商标的需求。在美国和香港,还有其他的司法区域我们都会积极进行商标的保护。

我在工作当中有几个体会:公司法务的工作跟外部律师有很大不同,公司法务以结果为导向,我的商业目的能不能实现或者最终我的商业风险能不能避免。这跟外部律师的工作有很大的不同,我们不需要写很长的Memo,不需要做很多的法律分析,最终是对企业所面临的风险要有非常清楚的把控。第二点,我们在跟外部律师合作的时候,有些情况下业务团队会直接去沟通,这个对法务部来讲是有点尴尬的事情。有时候有些问题是没有经过法务部的分析就直接扔到外部律师那,外部律师花很多时间做研究,后来发现这些问题我们之前就看过,我们自己本身就能够研究,没有必要让外部律师花这个时间,也没有必要让公司多一份这样的帐单。

我们也在积极地跟更多的律师事务所建立联系,希望更多律师事务所了解我们的业务。我们之前提到配套帐户被关掉的事情,当时我们有另外一家律师事务所是比较常用的,但是联系的时候基本是在半夜11点收到比较明确的原告律师的信息,需要很快的有外部律师事务所能够介入,跟外部律师进行沟通。首选的那家律师事务所当时没能联系上,所以赶快找另一家律师事务所,那家律师事务所就很快的有一个回应,后来他们就非常尽心尽责地帮我们处理好这个问题,到现在我们也是选择了那家律师事务所。虽然本来不是我们首选的,但现在由他们来帮我们做更多事情。

作为外部律师来讲确实比较辛苦,我告诉我们公司的内部的同事,法务部就像救火队员一样,我们都是在处理紧急的事件,如果常规的事件我们有长期的时间表慢慢去做。通常情况下,我是向CEO汇报工作,出现问题、解决问题。通常情况下具体工作是由法务部做,跟外部律师合作上,我们希望外部律师作为救火消防队的一部分,或者是高压水枪的提供者,能够及时地把控风险。感谢我们外部律师事务所给我们比较及时有效的帮助。

我就先讲到这,谢谢大家。

演讲嘉宾介绍


杨彦辉,兰亭集势法务总监

演讲视频
http://v.qq.com/page/z/4/1/z0136v64c41.html

结语
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